Dejte lidem pravidla na jednu stránku, která odpovídají na tři otázky: který AI nástroj smějí používat, jaká data do něj smějí vložit a na koho se obrátit, když si nejsou jistí. K pravidlům patří i schválený nástroj s firemním účtem. Bez něj lidé zákaz obejdou a budou dál pracovat v soukromých účtech, o kterých nevíte.

Jak přísná pravidla potřebujete, záleží hlavně na datech, se kterými firma pracuje. Jiné je to u osobních údajů zákazníků, cen a marží nebo smluv s důvěrnými podmínkami, jiné u převážně veřejných informací. Roli hraje i to, co lidé už používají, kolik jste ochotni za firemní nástroj zaplatit a co vám ukládají smlouvy se zákazníky a předpisy, které platí ve vaší zemi.

Zákaz bez náhrady zažene AI jen do soukromých účtů

Podle průzkumu Microsoftu, o kterém psal Euronews, většina dotázaných zaměstnanců ve Velké Británii používá v práci AI nástroje, které jim zaměstnavatel neschválil. O soukromí dat, která do nich vkládají, se přitom obává jen necelá třetina z nich. Microsoft v té souvislosti varuje před únikem dat a kybernetickými útoky.

Nejde o zlou vůli. Lidé zjistili, že jim nástroj zkrátí psaní e-mailu, shrne dlouhou smlouvu nebo přeloží reklamaci. Použijí, co mají po ruce: bezplatnou verzi v prohlížeči nebo aplikaci v telefonu.

Problém je v tom, co do nástroje vloží. Tabulku s objednávkami odběratelů. E-mail od zákazníka s adresou a telefonem. Ceník s maržemi. U soukromého účtu firma neví, kde data skončí, kdo k nim má přístup a jestli je poskytovatel nepoužije k dalšímu vývoji svého modelu.

Plošný zákaz tenhle stav obvykle nezmění. Rychlejší práce s AI je pro lidi skutečná a vzdát se jí nechtějí. Nástroj budou používat dál, jen o tom přestanou mluvit. Vy pak nevíte nic.

Rozumnější je dát jim povolenou cestu a jasné hranice.

Nejdřív zjistěte, co lidé už používají a k čemu

Pravidla psaná od stolu míjejí skutečnou práci. Než je napíšete, zeptejte se týmu. Krátce, bez vyšetřování a s předem vysloveným slibem, že za přiznání nikdo nebude potrestán.

Stačí pár otázek:

  • Které AI nástroje používáte v práci, placené i zdarma?
  • Na jaké úkoly je používáte nejčastěji?
  • Přihlašujete se firemním, nebo soukromým účtem?
  • Vložili jste někdy do nástroje údaje zákazníků, ceny nebo interní dokumenty?
  • Kterou práci byste s AI chtěli dělat oficiálně, kdyby to šlo?

Odpovědi vám řeknou dvě věci. Kde je dnes největší riziko. A co musí schválený nástroj umět, aby se lidé nevraceli ke svým soukromým účtům.

Pokud většina týmu používá AI na psaní e-mailů a shrnutí dokumentů, nemusíte hledat nic složitého. Pokud někdo do nástroje pravidelně nahrává celé tabulky zákazníků, víte, kde začít.

Vyberte jeden schválený nástroj s firemním účtem

Pro běžnou práci malé firmy obvykle stačí jeden schválený nástroj. Víc nástrojů znamená víc podmínek ke čtení a víc účtů, které musí někdo hlídat.

Velcí poskytovatelé nabízejí kromě bezplatných verzí i firemní tarify. Liší se hlavně tím, co se děje s daty a kdo spravuje účty. Při výběru si v podmínkách a nastavení ověřte:

  1. Učení na vašich datech. Používá poskytovatel vložený obsah k vývoji svých modelů? U firemního nástroje chcete jasné ne, nebo možnost to vypnout pro celou firmu.
  2. Správa uživatelů. Přidáváte a odebíráte lidi z jednoho místa? Když zaměstnanec odejde, jeho přístup i historie konverzací musí zůstat pod kontrolou firmy.
  3. Uložení a mazání dat. Kde a jak dlouho se konverzace a nahrané soubory uchovávají a jde je smazat?
  4. Přihlášení. Jde použít firemní e-mail a dvoufázové ověření?
  5. Smluvní podmínky ke zpracování osobních údajů. Nabízí poskytovatel smlouvu nebo dodatek, které u vás vyžadují pravidla ochrany osobních údajů? Co přesně potřebujete, ověřte u odborníka na ochranu dat ve vaší zemi.

Firemní tarif stojí peníze. Porovnejte ho ale s časem, který lidé s AI získávají už dnes, a s tím, co by firmu stál únik dat zákazníka. Když nástroj nezaplatíte penězi, platíte rizikem.

Schválený nástroj napište do pravidel jménem. Věta „používejte jen schválené nástroje“ bez seznamu nikomu nepomůže.

Rozdělte data do tří skupin: ano, po úpravě a nikdy

Pro zaměstnance není nejtěžší vybrat nástroj. Nejtěžší je rozhodnout, co do něj smí vložit. Pomůže jednoduché rozdělení, které si každý zapamatuje.

Skupina Co sem patří Jak s tím zacházet
Ano Veřejné texty, texty z webu firmy, obecné dotazy, vlastní koncepty bez jmen, návrhy příspěvků Ve schváleném nástroji bez omezení
Po úpravě Reklamace, dotazy zákazníků, interní postupy, části smluv Nejdřív odstranit jména, adresy, kontakty, čísla účtů a názvy firem a nahradit je obecným „Zákazník A“
Nikdy Hesla a přístupové údaje, celé databáze zákazníků, platební údaje, údaje o zdraví, mzdy, důvěrné podmínky ze smluv, cizí obchodní tajemství Do žádného AI nástroje, ani do schváleného, dokud to vedení výslovně nepovolí

Hranice si upravte podle svého oboru. Velkoobchod bude citlivý hlavně na ceny a marže odběratelů. Účetní kancelář na doklady a finanční údaje klientů. E-shop na adresy a historii objednávek.

Před vložením textu si člověk může položit jednu kontrolní otázku: „Vadilo by mi, kdyby si to přečetla konkurence nebo zákazník, kterého se to týká?“ Pokud ano, text patří do druhé nebo třetí skupiny.

Napište pravidla na jednu stránku podle tohoto vzoru

Hranaté závorky nahraďte vlastními údaji. Víc než jednu stránku nepotřebujete.

  1. Pro práci používáme [název nástroje] s firemním účtem. Přístup vám zřídí [kdo].
  2. Do soukromých účtů a jiných AI nástrojů nevkládejte nic firemního. Obecný dotaz bez firemních údajů je v pořádku.
  3. Data dělíme do tří skupin: ano, po úpravě a nikdy. Přehled je na druhé straně.
  4. Než text vložíte, odstraňte jména, kontakty, čísla účtů a názvy firem.
  5. Za výsledek odpovídáte vy, ne nástroj. Fakta, čísla a citace ověřte, než je pošlete dál.
  6. Text, který odchází ven z firmy, si před odesláním přečtěte celý.
  7. Chcete vyzkoušet nový nástroj nebo doplněk? Napište [kdo]. Odpověď dostanete do konce týdne.
  8. Když si nejste jistí, zeptejte se [kdo]. Když něco vložíte omylem, řekněte to hned. Za nahlášení se netrestá.
  9. Pravidla společně projdeme znovu [kdy].

Do pravidel patří i to, k čemu AI používat chcete: shrnutí dlouhých dokumentů, první verze e-mailů, překlady, kontrola textu, návrh tabulky. Lidé pak vidí, že nejde o zákaz, ale o návod.

Pozor na nástroje, které jako AI nevypadají. Rozšíření do prohlížeče, přepis porad nebo chytré funkce v kancelářských programech také čtou obsah. Patří pod stejné pravidlo jako jakýkoli jiný nový nástroj.

Zaveďte pravidla na ukázkách a po čase je zkontrolujte

Rozeslaný dokument si přečte málokdo. Lepší je krátké společné setkání, kde pravidla ukážete na skutečné práci.

Připravte si tři ukázky z vlastní firmy:

  • e-mail zákazníka, na kterém ukážete, co přesně smazat, než ho vložíte;
  • úkol, na který se AI hodí a kde lidé sami uvidí, jak jim s ním pomáhá;
  • výsledek, který vypadá přesvědčivě, ale obsahuje chybu, a proto je kontrola nutná.

Určete jednoho člověka, který odpovídá na dotazy a schvaluje nové nástroje. Nemusí to být technik. Stačí, když rozumí práci ve firmě a má na to čas.

Po pár týdnech se týmu zeptejte znovu. Používáte schválený nástroj? Co v něm chybí? Kde jsou pravidla nejasná?

Když se lidé vracejí k soukromým účtům, většinou to znamená, že schválený nástroj něco neumí nebo je k němu složitý přístup. Opravte nástroj nebo přístup, ne lidi.

Pravidla pak projděte zhruba dvakrát do roka. A také pokaždé, když poskytovatel změní podmínky nebo začnete pracovat s novým typem dat.

Zdroje

Často kladené otázky

Nemám zaměstnancům AI raději úplně zakázat?

Úplný zákaz dává smysl jen tam, kde firma pracuje s daty, která do externích nástrojů nesmějí za žádných okolností. Jinak ho lidé obvykle obejdou a vy přijdete o přehled. Schválený nástroj s jasnými hranicemi je bezpečnější, protože o jeho používání víte.

Co dělat, když už někdo vložil citlivá data do soukromého účtu?

Nejdřív v klidu zjistěte, co přesně, kam a kdy bylo vloženo. Požádejte dotyčného, ať konverzaci v nástroji smaže, a pokud šlo o hesla nebo přístupové údaje, okamžitě je změňte. U osobních údajů zákazníků se poraďte s odborníkem na ochranu dat, jestli máte povinnost incident někomu ohlásit.

Stačí, když lidé v bezplatné verzi vypnou ukládání historie?

Pomůže to jen částečně a záleží na disciplíně každého jednotlivce. Firma nemá přehled ani možnost nastavení vynutit. A když člověk odejde, účet i jeho obsah odcházejí s ním.

Musí pravidla každý zaměstnanec podepsat?

To závisí na tom, jak u vás fungují vnitřní předpisy a co říká pracovní právo vaší země, proto to ověřte u místního odborníka. V praxi víc než podpis pomůže, když pravidla každý projde na ukázkách a ví, na koho se obrátit. Podpis bez porozumění chybám nezabrání.

Jak poznám, jestli lidé neschválené nástroje dál nepoužívají?

Úplnou jistotu mít nebudete a sledování každého kroku by poškodilo důvěru v týmu. Užitečnějším signálem je, jestli lidé schválený nástroj skutečně používají a jestli se ptají. Když se nikdo neptá, pravidla nejspíš nikdo nečte.